W tym artykule porównamy koszty eksploatacji i wynajmu na przykładzie średniej firmy wykorzystującej:

• 3 drukarki monochromatyczne OKI B432dn,
• 1 urządzenie wielofunkcyjne monochromatyczne OKI MB471w.

Założony wolumen wydruków to 7 500 stron miesięcznie na każde urządzenie, czyli:

• 30 000 stron miesięcznie,
• 90 000 stron w ciągu 3 miesięcy.

Założenia do kalkulacji

Przyjęto, że przez okres 3 miesięcy każde urządzenie zużyje:

• 3 tonery,
• 1 bęben.

Łącznie dla czterech urządzeń oznacza to zakup:

• 12 tonerów,
• 4 bębnów.

Do obliczeń przyjęto ceny brutto dostępne na popularnych portalach sprzedażowych:

Dla zachowania realizmu do dalszych obliczeń wykorzystano ceny średnie pomiędzy najtańszymi zamiennikami a materiałami oryginalnymi.

Wariant 1 – samodzielna eksploatacja urządzeń

Zakładamy, że firma posiada już drukarki i urządzenie wielofunkcyjne. Nie uwzględniamy więc kosztu zakupu sprzętu, a jedynie koszty związane z jego użytkowaniem.

Koszt materiałów eksploatacyjnych przez 3 miesiące:

Tonery

• 12 szt. × 295 zł = 3 540 zł

Bębny

• 4 szt. × 331,50 zł = 1 326 zł

Łączny koszt:

4 866 zł brutto w ciągu 3 miesięcy

Do tego należy doliczyć czas poświęcony przez pracowników na:

• monitorowanie stanu materiałów,
• zamawianie tonerów,
• organizację serwisu,
• kontakt z dostawcami,
• rozwiązywanie problemów związanych z awariami.

W przypadku poważniejszej usterki dochodzi również koszt przestoju oraz ewentualnego sprzętu zastępczego.

Wariant 2 – wynajem urządzeń

W analizie przyjęto następujące warunki wynajmu:

OKI B432dn

• drukarka monochromatyczna A4,
• automatyczny druk dwustronny (duplex),
• prędkość do 40 stron na minutę,
• USB i LAN,
• pakiet 7 500 stron miesięcznie,
• cena 160 zł netto miesięcznie.

OKI MB471w

• urządzenie wielofunkcyjne A4,
• druk, kopiowanie i skanowanie,
• automatyczny druk dwustronny,
• prędkość do 33 stron na minutę,
• USB, LAN i Wi-Fi,
• pakiet 7 500 stron miesięcznie,
• cena 180 zł netto miesięcznie.

Łączny koszt wynajmu:

• 660 zł netto miesięcznie,
• 811,80 zł brutto miesięcznie,
• 2 435,40 zł brutto za 3 miesiące.

Co zawiera cena wynajmu?

W ramach miesięcznego abonamentu klient otrzymuje:

• urządzenia gotowe do pracy,
• tonery,
• bębny,
• dostawę i instalację,
• konserwację,
• naprawy,
• wsparcie techniczne,
• urządzenie zastępcze w przypadku awarii.

Papier nie jest wliczony w cenę usługi.

Wszystkie limity wydruków odnoszą się do standardowego pokrycia strony A4 zgodnie z normą ISO (5% pokrycia strony).

Porównanie kosztów

Różnica wynosi:

2 431 zł brutto na korzyść wynajmu w okresie 3 miesięcy.

Dlaczego firmy coraz częściej wybierają wynajem?

Wynajem to nie tylko niższe koszty. To przede wszystkim wygoda i przewidywalność.

Przy samodzielnej eksploatacji firma musi pamiętać o zakupie materiałów, kontrolowaniu ich stanów oraz organizacji napraw. Każda awaria oznacza dodatkowy czas i ryzyko przestoju.

W modelu wynajmu odpowiedzialność za działanie urządzeń przejmuje dostawca usługi. Klient płaci stałą miesięczną opłatę i nie musi martwić się o tonery, bębny, serwis czy naprawy.

Najważniejsze jest to, że drukarki są zawsze gotowe do pracy, a w razie problemów można liczyć na szybką reakcję serwisu lub dostarczenie urządzenia zastępczego.

Podsumowanie

W przedstawionym przykładzie firma drukująca około 30 000 stron miesięcznie wydała na materiały eksploatacyjne około 4 866 zł brutto w ciągu 3 miesięcy.

Koszt wynajmu czterech urządzeń wraz z materiałami eksploatacyjnymi, serwisem, konserwacją i wsparciem technicznym wyniósł w tym samym czasie 2 435 zł brutto.

Wynajem pozwala nie tylko ograniczyć koszty, ale również wyeliminować większość obowiązków związanych z obsługą urządzeń drukujących i zapewnić ciągłość pracy firmy.

Uwaga: Przedstawione wyliczenia mają charakter poglądowy. Rzeczywiste koszty eksploatacji zależą od modelu urządzenia, rodzaju drukowanych dokumentów, stopnia pokrycia strony oraz jakości stosowanych materiałów eksploatacyjnych. Przyjęte wartości mają na celu pokazanie różnic pomiędzy samodzielną eksploatacją a wynajmem urządzeń.

Artykuł Kupować drukarki dla firmy czy wynajmować? Analiza kosztów na przykładzie średniej firmy pochodzi z serwisu Printer4You.